Description du poste

Employeur
INSTITUT MEDICO-PEDAGOGIQUE EPINAY/SEINE
93800 EPINAY SUR SEINE
Intitulé du poste
Secrétaire
Nombre de postes
1
Contrat
CDI
Durée hebdomadaire
35h
Salaire brut annuel
20040
Niveau d'études/diplômes requis
Bac professionnel Secrétariat
À pourvoir
Au 12/10/2017

Profil du poste

Connaissances particulières : Bonne maîtrise de l’outil informatique, des logiciels de bureautique Word, Excel, grande familiarité avec l’organisation générale du fonctionnement des établissements médico-sociaux.

Qualités professionnelles :
être : disponible, à l’écoute, méthodique, organisé, synthétique, rigoureux, endurant, agréable.
Savoir : Accueillir les personnes extérieures à l’IME. Savoir utiliser les outils informatiques. Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques. Renseigner les interlocuteurs ; rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, dossier…). Travailler en équipe. Organiser et prioriser ses activités. S’exprimer avec aisance et courtoisie auprès d’interlocuteurs divers et variés.
Avoir : Le sens des responsabilités, de la réactivité, la capacité d’adaptation aux impératifs de fonctionnement de l’IME, de l’aisance téléphonique, le sens de la discrétion, de la confidentialité, de l’organisation, de l’esprit de synthèse, sens du travail en équipe, capacités relationnelles et de communication.

Ce profil de poste est non exhaustif et sera mis à jour régulièrement notamment lors de l’entretien annuel du salarié. Il pourra être complété par des missions conformes à la fonction et aux compétences du salarié.

Mission du poste

Mission générale :
•Participe à la mission commune de tous les personnels de l’IME : offrir un service de qualité à l’ensemble des usagers accueillis.
•Faire preuve de courtoisie et de respect à l’égard des usagers, leur famille, les professionnels et partenaires extérieurs.
•Assiste la direction, elle organise et coordonne la transmission et la rédaction des informations de l’IME.
Missions de secrétariat de direction :
•Accueillir les visiteurs.
•Assure la réception, le filtrage et le traitement des appels téléphoniques.
•Assure la réception, le filtrage et le traitement des mails.
•Elle est responsable de la bonne tenue des opérations classiques de secrétariat : ouverture, enregistrement et affectation des courriers, rédactions, photocopies, archivage, réalise les attestations, les certificats de présences, tableaux, graphiques, tableaux de bord pour la direction, la gestion et commandes des fournitures de bureau, des fournitures éducatives et pédagogiques.
•Réalise et centralise les comptes rendus des réunions générales et de concertations.
•Assure le traitement, mise en forme des documents et classements des rapports, des synthèses, courriers et des calendriers de fonctionnement.
•Assure la circulation de l’information entre la direction et les différents services, diffuse les notes de services ou d’informations à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature de la directrice adjointe, les reproduit et les diffuse.
•Assure l’affichage et veille à sa réactualisation.
•Rédige les courriers ou correspondance au nom et avec l’accord de la direction.
•Classe et archive les documents de la direction.
•Appuie la direction, à sa demande, pour tout entretien à visée technique avec des prestataires extérieurs.

Gestion administrative et organisationnelle :
•Pointer les absences des enfants sur un tableau journalier et le transmettre mensuellement au service comptable, après validation de la direction
•Pointer les présences et les absences du personnel en collaboration avec la direction, enregistrement dans GRH, pour le service comptable qui s’occupe des payes.
•Est l’inter face entre la société de transport et l’IME : informe la société de transport des stages d’observations, des admissions, des sorties de l’IME, fait le pointage chaque matin du présentiel enfants avec les chauffeurs gère les mallettes « navette » pour la transmission des courriers aux familles, transmet les calendriers de fonctionnement, transmet les prises en charge extérieures des enfants en collaboration avec les professionnels extérieurs, les familles…..
• Est l’inter face entre les ambulanciers, les CMP et l’IME pour les prises en charge extérieures des enfants.
•Commande les repas au prestataire extérieur, à partir du choix des menus établi par l’infirmière et un membre de l’équipe éducative. Ces menus sont ensuite soumis à validation de la direction.
•Gère les problèmes de livraison des repas.
•Gestion des PAI : réception des écrits, saisie, impression, mise en page, reliure…
•Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés et des enfants.
•Saisi des demandes d’admissions dans le dossier informatisé des usagers en collaboration avec le médecin psychiatre et la direction.
•Constituer les dossiers d’embauche, saisie des contrats de travail, faire les déclarations préalables URSSAF en lien avec la direction et le service comptabilité.
•Effectuer les déclarations d’accident du travail en lien avec la direction.
•Prépare et organise le suivi médical des salariés conjointement avec la médecine du travail.
•Gestion de la formation continue, en lien avec la direction (demande de prise en charge, de remboursement…) Saisie du web service et transmission des documents.
•Contribue à la réalisation du rapport d’activité de l’IME (tableaux, graphiques…reliure) en collaboration avec la direction.
•Prépare et organise les élections du CVS.
•Prépare et organise les élections CE – DP, en collaboration avec le siège social.

Candidature

Personne à contacter
Mme de MIRANDA
Email
c.demiranda@lrs93.fr
Téléphone
0148297119
Adresse
IME Chaptal 1 rue Chaptal Prolongée 93800 Epinay sur Seine

Procédure de candidature

Envoi d'un CV et lettre de motivation par mail